HubSpot Schulung 12.06.2026

Inhaltsübersicht

Zusammenfassungen je Kapitel

01:00 – Systemgrundlagen & Zugang
Der beste Einstieg in HubSpot: Anmeldung per Einladungs-Mail, danach die Login-Seite als Browser-Lesezeichen speichern. Das Outlook-Plugin erfordert täglich eine Neuanmeldung (Sicherheitsfeature), der Browser-Zugang speichert die Session in der Regel automatisch. Die Aufzeichnung dieser Schulung steht mit Link und Kontaktdaten zum Nachschlagen bereit.

11:00 – Listenansichten & Filterung
HubSpot zeigt Kontakte, Unternehmen und Kundennummern in anpassbaren Tabellenansichten – ähnlich wie Excel-Listen, nur live. Spalten lassen sich frei hinzufügen, verschieben und sperren. Eigene Ansichten können als Tabs gespeichert und privat, geteilt oder für bestimmte Teams freigegeben werden. Schnellfilter und erweiterte UND/ODER-Filter ermöglichen präzise Auswertungen.

25:00 – Alternative Ansichten & Suche
Neben der Tabelle gibt es eine Board-Ansicht (nach Lifecycle-Phase, ABC-Klassifikation etc.), eine Kalenderansicht (z.B. für auslaufende MVD-Verträge) und eine Berichtsansicht. Für die Suche stehen zwei Wege zur Verfügung: lokale Suche innerhalb der gefilterten Ansicht und die globale Suche oben links, die alle Objekttypen gleichzeitig durchsucht.

32:00 – Datensatzverwaltung & Navigation
Die Vorschau-Funktion liefert einen schnellen Überblick ohne die Listenansicht zu verlassen. Datensätze öffnet man am besten mit dem Mausrad, damit beide Ansichten parallel offen bleiben. Alle Änderungen sind sofort für alle sichtbar – kein Speichern oder Synchronisieren nötig. Jede Eigenschaft hat eine vollständige Änderungshistorie mit Zeitstempel.

39:00 – Telefonie-Integration
HubSpot bietet drei Telefonie-Varianten: Browser-Telefonie, Handy-App und das HubSpot-Calling-Feature, bei dem HubSpot zunächst die eigene Nummer anruft und dann die Verbindung zum Kunden herstellt. Anrufe werden automatisch protokolliert und können transkribiert werden (mit datenschutzrechtlichem Hinweis an den Gesprächspartner). Minuten werden vom inkludierten Paket der Sales-Lizenz abgezogen.

41:00 – Aktivitätstracking & Notizen
Alle Aktivitäten – Notizen, Anrufe, E-Mails – werden in der Aktivitätenleiste des Datensatzes chronologisch festgehalten. Notizen können formatiert, mit @-Erwähnungen versehen und mit Follow-up-Aufgaben verknüpft werden. Wichtige Notizen lassen sich anpinnen. Der Aktivitätsbereich ist filterbar und merkt sich die letzte Filtereinstellung.

56:00 – Erweiterte Features (KI, Breeze Assistant)
Der HubSpot Breeze Assistant fasst Datensätze automatisch zusammen, schlägt nächste Schritte vor und erstellt E-Mail-Vorlagen oder Gesprächsleitfäden – basierend auf allen im System hinterlegten Informationen. Je mehr Aktivitäten im System sind, desto besser die KI-Ergebnisse. Künftig kommen eigene Prompts und aktiv mitarbeitende KI-Agenten dazu.

58:00 – E-Mail-Integration & Outlook-Plugin
E-Mails können direkt aus HubSpot-Datensätzen heraus verschickt werden. Snippets (Textbausteine) lassen sich mit der Raute-Taste (#) aufrufen und mit Platzhaltern personalisieren – hilfreich z.B. für AGBs oder Standardantworten. Der Abmeldelink in der Signatur sollte für normale E-Mails (nicht Newsletter) deaktiviert werden. E-Mail-Adressen werden unter Profil & Einstellungen verknüpft.

76:00 – Aufgaben & Benachrichtigungen
Alle Aufgaben sind zentral unter CRM > Aufgaben abrufbar, mit eigenen gefilterten Tabs pro Mitarbeiter. Die Stapelverarbeitung ermöglicht das sequenzielle Abarbeiten mehrerer Aufgaben mit automatischem Sprung zum nächsten Datensatz. Benachrichtigungen kommen über vier Kanäle: E-Mail, Feed, Browser-Pop-up und Mobile App. Empfehlung: zuerst alles aktivieren, dann bei Bedarf reduzieren.

79:00 – Outlook-Plugin im Detail
Das Sales Hub Plugin zeigt beim E-Mail-Schreiben automatisch CRM-Informationen zum Empfänger an (Unternehmen, Tickets, Deals, Aufgaben). E-Mails werden über eine automatisch hinzugefügte BCC-Adresse in HubSpot protokolliert. Auf mobilen Geräten funktioniert das Plugin nicht – dort die BCC-Adresse als Kontakt speichern. Das Plugin unterstützt auch Snippets, Meeting-Links und vorgeschlagene Terminzeiten mit automatischer Teams-Integration.

93:00 – Datensätze erstellen & zusammenführen
Neue Kontakte und Unternehmen können aus der Listenansicht, aus bestehenden Datensätzen heraus oder direkt aus Outlook erstellt werden. Die Domain ist das Hauptmerkmal für die Dublettenprüfung bei Unternehmen, die E-Mail-Adresse bei Kontakten. Duplikate lassen sich über „Aktionen > Zusammenführen" bereinigen. Beim Löschen gibt es eine 90-Tage-Wiederherstellungsoption – vollständiges Löschen nur bei Datenschutzanfragen.

100:00 – Systemkonfiguration & Berechtigungen
Berechtigungen werden zunächst restriktiver gesetzt, z.B. dass nicht jeder Datensätze löschen oder fremde Datensätze bearbeiten kann. Die finale Konfiguration erfolgt nach einer gemeinsamen Durchsicht in der Montagsrunde. Empfehlung an alle: sofort mit dem System arbeiten, eigene Testdatensätze anlegen und die HubSpot-App herunterladen.

105:00 – E-Mail-Automatisierung & Synchronisation
Ab sofort werden alle eingehenden E-Mails von bekannten Kontakten automatisch in HubSpot protokolliert – auch ohne Thread. Domains oder Adressen, die nicht erfasst werden sollen (z.B. Steuerberater), können unter „nie protokollieren" ausgenommen werden. Geteilte Postfächer (Office-, Info-Adressen) werden als Team-Inboxen eingerichtet, mit optionaler automatischer Ticketerstellung.

112:00 – Datenqualität & -pflege
Unternehmensdomains sind essenziell: Fehlt die Domain, entstehen beim E-Mail-Empfang automatisch doppelte Datensätze. Eine Ansicht „Unternehmen ohne Domain" wird eingerichtet, um fehlende Domains systematisch zu ergänzen. Empfehlung: täglich neu erstellte Kontakte prüfen oder freitagnachmittags eine halbe Stunde für Datenpflege einplanen – saubere Daten sind die Grundlage für funktionierende KI und Automatisierungen.